开会的目的是解决问题(管理层开会的目的)

一、会议有多又长,很头疼

在公司日常的工作中,你是不是也每天被无数的会议困扰,常常遇到这样的情况:

开会的目的是解决问题(管理层开会的目的)

效率低下的公司,员工常常一天都有开不完的会议,被一系列会议问题所困扰,如:沟通会议多。会前PPT资料耗时较多。会议材料提前沟通不充分,会上相互推诿扯皮,决策会议低效。会议组织工具多,决议事项跟踪执行不彻底。会议机制不完善等问题。

总结起来常见五大问题:

开会的目的是解决问题(管理层开会的目的)

我们常常忽视会议的成本问题,其实一个企业在各种漫长的会议中耗散的成本是很高的,我们来看看会议常见的三种成本:时间成本,直接成本(会议室、水电气、场地租金等)以及效益损失成本。无形中会浪费很多的公司资源。

开会的目的是解决问题(管理层开会的目的)

以上问题是大家普遍遇到的问题,而会议又是管理者最常用的必要的管理工具。

那我们如何来优化并建立一套优秀的会议管理体系呢。

二、开会的目的是什么?

首先,要以终为始,我们不要忘记了我们会议管理的最终目标是什么。很多人觉得会议的目标就是少开会议,开会能够解决问题和贯彻执行就好,其实这个都只是过程和表象。会议能执行,能解决问题当然很重要,但是不是最终的目标。

什么是我们开会的目标,其实公司中关键重要的会议都是老板或者各级高级管理者组织召开的会议。他们的会议觉得整个公司运行的方向。

习近平)会议核心的目标首先是要能贯彻领导者的意图。

在美军经过一战、二战的实践中,提出了指挥官意图这一个概念,其实在企业中也是一样的情形,军队依赖特有的高执行力,绝对服从的文化,使各种要求和决策得到有效的传达和执行。而企业相对比较松散,不可能有军队一样的执行力,很重要的命令传达手段就是会议。特别是相对规则制度的滞后性,会议较为快速灵活。各层级会议首要的任务就是能够落实各级指挥官意图,能够让企业各层级领导者的要求得到贯彻执行。无论是汇报会、沟通会、决策会,会议的过程就是团队成员上下达成共识的过程。无论是目标的达成还是问题的解决,只有有了团队共识的达成,才会有下一步的行动与改进。

B)其次会议的第二个目标在成本最低的情况下,能够解决问题,只开正确的会,必要的会议,有结果的会议。

基于以上两个目标,经过亚马逊多年的实践总结,在《亚马逊贝佐斯如何开会》一书中,总结亚马逊多年优秀实践:

开会的目的是解决问题(管理层开会的目的)

三、高效会议“三原则”、“五须三减少”

同时结合个人20年世界500管理实践经验,总结会议管理的三大核心原则:

第一:会议精简高效原则。会前“灵魂三问”,减少不必要会议的召开,减少不必要的人参与,减少会上不必要的议题。若需召开会议,需严格遵守开会的“五须三减少”要求。

开会的目的是解决问题(管理层开会的目的)

开会的目的是解决问题(管理层开会的目的)

第二:以经营为导向的原则。 经营主官需要应用经营逻辑进行决策,提升决策质量,支撑公司/部门目标达成。

第三:决策留痕原则。会前材料会前提前准备,会议事项提前在线交圈,会中形成决策事项,会后形成会议记录,确保重大会议可回溯,可复盘。

以上的要求和原则需要在公司内部形成共识和文化,使其无时无刻不在影响着大家的行为习惯,会议会得到质的飞跃。

四、会议分类管理

将企业常见的会议分为五类会议,如决策类会议、沟通传达类会议、进度推进类会议、总结复盘类会议、共创类会议。针对不同的分类采取不同的管理方式,设计不同会议的管控重点。

开会的目的是解决问题(管理层开会的目的)

五、 会议管理四阶段

会议运营管理遵循“会前有准备、会中强执行、结束有安排、结果有检查”的会议闭环管理:

开会的目的是解决问题(管理层开会的目的)

5.1 会前准备

  1. 会议需要有明确的负责人,会议责任人需明确会议目的、议程和议事规则,会议内容提前进行沟通协商,确保与会人员在会前已经进行各种可能性的探讨。
  2. 会议责任人需在会前提前发出材料,明确会议时间、地点、 主题、参会人员、会议议程及相关所需资料。
  3. 会议责任人需根据会议议程提前准备会议所需设备、用品等。
  4. 参会人员收到参会通知后,及时反馈是否参加。
  5. 参会人员需在会前了解会议议程、议事规则,并熟悉资料,有疑问提前提出 。

5.2会议控制

  1. 按照既定议程召开会议。会议期间需临时调整议程的,会议组织人应提醒与会人员。会议原则不安排突发议题,除非该议题的引入对原议题的开展有所帮助。
  2. 所有参会人员,在会议开始后默读15分钟,针对异议的事项开展讨论,积极发表自身观点和意见。其发言要围绕会议议程和主要议题,简明扼要,条理清楚。
  3. 会议纪要全面记录会议的内容,不能以个人的喜好、观点而增删内容,或加入自己的观点。必须做到全而精,要详略得当,重点突出。
  4. 会议责任人对会议议题的决策进行组织确认,明确相关任务、责任人及完成时间。对一时难以决定的议题,应指定专人主持专题会议讨论,且指定反馈时间,并组织实施跟踪检查。

5.3会后跟踪

    1. 需在会议结束 X工作日内整理好会议纪要,经会议责任人确认后上传知识库归档。
    2. 参会人员在收到会议纪要后必须对会议内容贯彻执行,做到有布置、有落实、有检查 、有提升。

会议责任人必须主动督促执行人落实会议决策及内容,检查、协调和跟进会议执行状况,监督会议决策及内容的按时完成。

以上的会议要求可以落实到会议管理的规范或者信息工具系统,成为大家作业的标准。

优秀的管理永远来源不断的实践与总结,再好的管理需要结合自身的资源情况与环境进行适配实践。没有最好只有更好。

===========欢迎有兴趣的朋友互动交流。未完待续,下一期五大类会议该如何召开。

............试读结束............

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